Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT
Articol scris de Alina Demeter, creatorul blogului de educaţie financiară pentru succesul afacerii – www.alinademeter.ro si canalul de educatie financiara www.finance-edu.ro.
Canalul Finance-Edu ajuta profesionistii financiari, managerii si antreprenorii sa asimileze usor si flexibil abilitati din aria Management Financiar pentru maximizarea profitabilitatii afacerii.
Optimizarea si reducerea costurilor este o cerinta continua in cadrul multor firme chiar si in conditii normale ale economiei pentru ca firmele sa poata sa ramana profitabile sau sa-si creasca profitabilitatea.
Atunci cand vorbim de momente dificile cum ar fi scadere economica sau criza reducerea costurilor devine o necesitate atat pentru firme mici cat si corporatii.
Cand targhetam reducerea costurilor firmele au la indemana cateva metode care pot fi aplicate indiferent de marime, domeniu de activitate sau starea generala a economiei. Asadar aceste metode sunt aplicabile atat in momente de criza cat si in conditii normale ale economiei.
Aici sunt 2 episoade din aceiasi serie care poate nu ai apucat sa le citesti:
- AICI gasesti episodul 1: Masuri de reducere a costurilor angajate (Reducerea costurilor)
- AICI gasesti episodul 2: despre schimbarea prioritatilor de la Profitabilitate la Cash Flow si solutii pentru a optimiza Cash-ul firmei.
In acest episod o sa vorbim despre masuri de reducere a costurilor prin controlul consumurilor si eficientizarea costurilor prin optimizarea proceselor.
- Controlul consumurilor
Daca intr-un articol anterior am explicat masuri de reducere a costurilor angajate respectiv tarifele negociate cu furnizorii sau angajatii metoda urmatoare vizeaza activitati de control a consumurilor. Aceasta deoarece putem reduce costurile totale fie prin reducerea costului unitar cat si prin reducerea consumurilor.
Firmele trebuie sa aprobe costurile inainte sa fie angajate si sa aiba vizibilitate in timp real asupra costurilor angajate si a banilor cheltuiti in firma.
Aici putem aminti urmatoarele metode:
- Controlul asupra angajarii costurilor: Comenzile de achizitie catre furnizori trebuiesc supuse unui proces de aprobare. Comenzile catre furnizori se plaseaza doar daca au la baza o cerere de achizitie aprobata conform unui proces de aprobare prestabilit. Aprobarile valideaza necesitate angajarii achizitiei dar si existenta unui buget alocat.
- Controlul asupra tarifelor si conditiilor de achizitii: Pentru a se obtine cele mai bune tarife si conditii de achizitie de la furnizori trebuie ca departamentul de Achizitii sa analizeze mai multe oferte si sa dezvolte relatii si parteneriate cu furnizori. Este recomandata mentinerea unei liste de furnizori acceptati care este constant revizuita si actualizata.
- Controlul asupra platilor catre furnizori: Platile catre furnizori trebuiesc planificate si controlate in functie de termenele de plata catre furnizori dar si in functie de soldul de cash al firmei la momentele de plata. Aceasta activitate face parte din procesul de Management al Cash Flow-ului.
- Control costurilor reale versus costuri bugetate (Control bugetar). Costurile reale se vor compara lunar cu costurile bugetate si variatiile vor fi analizate si explicate. Pentru depasiri de costuri se vor lua masuri de corectie.
Firmele trebuie sa analizeze procesele si activitatile interne pentru a identifica solutii de optimizare a proceselor si de de crestere a eficientei activitatilor.
Vrei sa primesti articole similare cu sfaturi pentru maximizarea performantei financiare a firmei? Aboneaza-te la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).
- Eficientizarea costurilor prin optimizarea proceselor
Vizeaza activitati de crestere a eficientei operationale si a activitatilor astfel incat firma sa fie mai rentabila cu efect in cresterea performantei financiare (profitabilitate).
Prin eficienta sau optimizare a proceselor intelegem cresterea raportului dintre rezultate obtinute (venituri, profit, cash incasat) vs eforturile depuse (costuri, active, cash platit).
Cateva idei de masuri:
- Mentinerea sau daca este posibil cresterea calitatii produselor si a serviciilor oferite in paralel cu o calitate crescuta a serviciilor de customer service. Clientii vor intelege si vor accepta mai usor intarzieri sau probleme aparute in livrare daca exista o comunicare constanta cu ei si o deschidere catre feedback-ul primit din parte lor (rezolvarea nemultumirilor).
- Standardizarea proceselor si crearea procedurilor de lucru. Pentru a vorbi de optimizarea proceselor firmele trebuie sa aiba mai intai bine definite si documentate aceste procese prin politici si proceduri de lucru.
Atunci cand firmele documenteaza si standardizeaza procesele si procedurile de lucru performanta firmei va creste. Angajatii vor avea proceduri de lucru, vor sti ce au de facut, si performata lor poate fi mai usor urmarita.
Tot la nivel de procese si proceduri de lucru se pot stabili controale cheie cum ar fi reguli de aprobare, monitorizare si raportare a activitatilor. Controalele sunt foarte utile pentru ca firma sa se asigure caci activitatea se desfasoara conform asteptarilor si pentru prevenirea unor situatii de criza.
Prin situatii de criza ne referim la acele “incendii de stins” care apar curent in firme care isi desfasoara activitatea ad-hoc fara sa planifice si sa urmareasca activitatile si performanta. In loc ca managerii sa stinga “incendiile din firma” ei trebuie sa se concentreze pa un sistem de prevenire a situatiilor de criza (implementare sistem de controale si monitorizare).
Odata stabilite activitatile si outputurile la nivel de proces se pot identifica indicatori de performanta KPI pentru angajati si acestia pot fi evaluati si recompensati in functie de cum performeaza.
- Folosirea tehnologiilor moderne pentru optimizarea proceselor (digitalizare). Odata documentate si standardizate procedurile de lucru pot fi eficientizate prin inlocuirea unor activitati manuale, repetitive si introducerea unor automatizari care sa faca posibila realizarea activitatilor intr-un timp mai scurt, cu mai putini oameni si la o calitate superioara.
- Identificarea unor idei de imbunatatire continua a proceselor: eliminare erori, intarzieri, schimbari ale procesului pentru cresterea eficientei.
Fiecare firma sau manager va trece mai devreme sau mai tarziu printr-un proces de reducere a costurilor. Acest proces trebuie bine analizat si gandit strategic. In plus aceasta metoda trebuie folosita in paralel cu alte metode de optimizare a afacerii.
Chiar si in momente de criza companiile trebuie sa cheltuie bani pentru a face bani. Daca firmele au ca obiectiv doar sa taie costurile nu vor putea sa aiba o performanta buna.
Metodele de reducere a costurilor trebuiesc gandite in asa fel pentru ca firma sa nu devina vulnerabila sau sa isi piarda capacitatea de a se readapta la crestere economica atunci cand criza va trece.
